尾牙春酒活動企劃書參考,企業公司都適用
OOO公司尾牙餐會活動企劃書
一、計畫緣起:
辛苦又忙碌的 2025 年即將過去,在過去一年之中每位成員都勤勤懇懇、努力不懈地打拼,進而使公司獲取利潤; 在這景氣低糜、經濟蕭條的時節裡,公司為了犒賞及激勵 各階層員工,特別舉辦「尾牙暨摸彩晚會」,希望透過這 個活動激發員工的熱情、凝聚團隊向心力,同時,讓員工 紓解壓力、放鬆心情!期望新的一年各級員工都能以積極 進取的態度迎接新的挑戰,發揮群策群力的精神為公司精進的目標努力。
二、計畫時間:
(一)時間:民國 OOO 年 O 月 O 日 晚上 O 點
(二)地點:OOO
(三)交通方式:各自搭(騎)乘交通工具前往。
(四)活動承辦人:OOO專案經理。
三、計畫目標:
- 犒賞員工辛勞並強化對公司之認同感。
- 促使員工情誼交流,增進各項業務協調與配合。
- 藉由尾牙暨摸彩晚會,使各級員工了解公司新一年度發展目標及願景。
- 透過晚會活動增加本公司知名度。
- 額外收益捐做公益之用,增進本公司社會認同。
四、計畫工作內容:
(一)晚會地點規劃: 地點規劃區分兩個方向執行,一為節省預算成本;另一則為增加晚會新鮮度,故有 5 項建議方案:
1. OOO餐廳。
2. OOO會館。
3. OOO飯店。
4. OOO酒店。
5.租借場地以外燴方式舉辦。
(二)晚會準備事項:
1.聘請主持人: (由活動公司大衛娛樂整合行銷安排推薦)
(1)A 咖主持人。
(2)B 咖主持人。
(3)C 咖主持人。
(4)廣播電台主持人。
(5)婚禮主持人。
(6)本公司自行遴選員工擔任主持人。
2.晚會娛樂活動:
(1)請總經理準備 2 至 3 首歌曲。
(2)請各級主管準備 2 至 3 首歌曲。
(3)各部門準備 1 至 2 個表演活動。
(4)聘請專業表演團體於晚會中表演。(由活動公司大衛娛樂整合行銷安排推薦)
(5)聘請live band樂團於晚會中表演。(由活動公司大衛娛樂整合行銷安排推薦)
(6)聘請藝人表演。 (由活動公司大衛娛樂整合行銷安排推薦)
3.前置作業:
(1)預定餐廳(場地):依總經理核示之餐廳(場地)先行完成預訂工作並先前往預定地勘查,以便相關器材準備。
(2)編組作業:先行完成相關編組,以利後續各項作業 執行順遂,編組如下:
1 計畫組:負責擬定尾牙暨摸彩晚會企劃及分配編組 與相關工作
2 文宣組:負責各項表演活動排程與規劃,並督導各表演人員動線;另製作本公司尾牙邀請函、相關文宣及摸彩卷製作。
3 公關組:負責邀請貴賓由董事長及總經理提供名單,並於會場擔任招待工作。
4 器材組:負責整備、運送、維護及清點本公司或租借之器材(具)。
5 後勤組:負責規劃晚會及其周邊預算支應與管控,另統一管理摸彩獎品(含發放)。
(3)活動流程:
1 下午 17 時 40 分 公關、器材及後勤組出發至晚會場地先行完成前置作業。
2 下午 18 時 00 分 員工出發至晚會會場。
3 下午 18 時 30 分 員工於晚會會場外集合,由公關組引導入座。
4 下午 19 時 00 分 公關組引導貴賓入座。
5 下午 19 時 05 分 貴賓致詞。
6 下午 19 時 10 分 總經理致詞。
7 下午 19 時 15 分 用餐 4
8 下午 19 時 30 分 總經理獻聲及第 1 次摸彩活動。
9 下午 19 時 40 分 財務會計部門表演。
10下午 20 時 00 分 主管獻聲及第 2 次摸彩活動。
11下午 20 時 10 分 採購、行政部門表演。
12下午 20 時 30 分 總經理獻聲及第 3 次摸彩活動。
13下午 20 時 40 分 人事、法務部門表演。
14下午 21 時 00 分 器材(具)回收。
15下午 21 時 10 分 活動圓滿成功。
(三)主要內容詳述:
1.總經理核示尾牙餐會地點後,由器材組及文宣組先行至場地實施勘估並完成相關準備作業。
2.摸彩獎品由公司採購、總經理及部門主管提供獎品願望清單
(2)公司可另行增加摸彩獎項之外之獎金,進而增加晚會活動趣味性與互動性。董事長及總經理加碼。
3.如由本公司自行遴選尾牙晚會主持人時,獲選主持人,人員先行瞭解行程並完成活動流程撰擬。 尾牙統包(活動公司大衛娛樂整合行銷提供完整活動流程)
4.各部門準備表演活動以不影響正常公務為主自行規劃,表演內容可以歌唱、行動劇、跳舞、相聲、說笑話等方式呈現。
5.活動期間不提供酒類,以避免酒駕或員工意外事件發生,影響公司聲譽及業務運行。
五、計畫經費及成本預算:
(一)公司規劃以 1 人新台幣 OOOO 元之額度舉辨本次尾牙餐會,以人員數 O 員計算,本次活動經費計新台幣 OOOOOO 元整。
(二)以新台幣 OOOOOO 元活動經費規劃:
(1)餐飲部分:每桌新台幣 OOOO 至 OOOO元。共 OO桌,費用計新台幣 OOOO 元。
(2)節目部分:委由活動公司大衛娛樂整合行銷承辦
(三)器材費用以本公司目前器材(具)使用,不額外增加經費支出。 (四)文宣費用以本公司目前資源運用製作,不額外增加經費支出。 (五)若有其他項目支出,則另行規劃預算執行。
六、建議方案:
(一)第 1 案: 1.場地: 2.主持人: 3.座位: 4.參加人數: 5.工作組: 6.經費:
(二)第 2 案: 1.場地: 2.主持人: 3.座位: 4.參加人數: 5.工作組: 6.經費:
(三)第 3 案: 1.場地: 2.主持人: 3.座位: 4.參加人數: 5.工作組: 6.經費:
(四)以樽節經費角度觀之,建議案有二,如下說明: 1.有請貴賓: 2.沒請貴賓:
(五)總經理核示後,即著手相關準備工作及預算規劃
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尾牙活動籌備流程,你一定會需要的注意事項
尾牙活動籌備流程
完整的籌備流程會讓尾牙順利進行,接下來要告訴你如何籌辦整場尾牙。
1、事前的規劃(活動進行前)
尾牙流程設計
一開始進行各單項活動的內容設計、活動銜接、器材/人員/場地支援、備案。
工作的分組、發包
設計完活動後,將所有籌辦工作依照性質分配到各個組別。
預算設定
根據每項活動製作出相對應預算表。
籌備會的召開
定期開會討論進度,或是依據籌辦情況調整工作配置。
各項活動彩排
活動開始前,將每項活動的走位、銜接演練一次。
一、需求確認
人數
這邊可以分兩個部分,第一個部分是內部員工參與人數;第二個部分是外賓人數。
內部員工人數
首先必須要先確認 「可以參加尾牙餐會的條件是什麼」,僅正職員工才可以參加嗎?有要規定入職時間什麼時侯以前才可以參加?工讀生/實習生/試用期間員工可否參加? 上述問題,會影響你在評估內部員工人數的數字,需要保留多少緩衝座位數。
假如公司是所有人員就算試用期間也可以參與尾牙(注意:這邊僅僅是指可以參加餐會的人員,並不代表就可以參與抽獎),這樣你就必須要在詢問 HR 單位,未來到預計尾牙的時間(通常是1月)預計招募的人數,才能夠有一個保險的數字。 當然,通常餐廳在訂位後還有一個時間可以去跟他調整桌數,但會需要在這時候先提前確認的原因是,避免你後面找的餐廳根本塞不下桌數,這樣就慘了!寧願空間寬鬆一點,也不要過於壅擠。
外賓人數
如果有要邀請外賓,那麼人數的變因就會擴大比較多:相關廠商是否都邀請?是否會邀請老闆其它自己的朋友?一個廠商會限制有多少人員來參加嗎?
通常外賓人數這部分都會是要到日期已經確定,餐廳已經找好以後才能夠正式邀請來確認人數(親身血淚:甚至到尾牙的當天都會有可能改動,根本就是在辦婚宴?),所以需要先透過事前確認範圍,去抓一個評估桌數。假設老闆這邊覺得邀請的廠商全家都來也沒問題,那麼一個廠商最好就要抓2~3個保留位置,去算桌數。
二、預算
預算也分幾個部分:餐費、抽獎禮品/禮金、活動布置、活動表演(主持人、藝人、樂團)、工作人員紅包、慶功宴等,在最一開始初期
餐費
通常在前期比較好能先確定的就是餐費的部分,可以先確定可以接收一個人多少$的餐費,這樣你後面比較好找餐廳跟確認菜色。
抽獎禮品/禮金
發放的金額一切要看公司的狀況,通常這時候可以先確定最大獎項的金額與數量,你就會比較知道後續往後可以怎麼安排討論。
工作人員紅包與慶功宴
基本上尾牙當天可能會有行政的相關人員要直接下場做工作人員,像是簽到、帶位、主持、抽獎流程處理,甚至是攝影師等等,這樣就需要保留一些預算屆時作發放。然後於尾牙後給予這些基本上沒得吃的工作人員,有一頓真正的尾牙!
活動佈置
如果有要做一些簡單的拍照看板、背板,依照場地大小,建議可以先抓10~20萬的預算
活動表演
是否有要邀請藝人表演或是邀請樂團表演?若都沒有真的是恭喜你!可以少一個部分要做核對!如果有的話,就建議直接找外包的團隊協助處理!
偏好餐點
有沒有人不吃牛?有沒有人吃素?或是其他特殊要求?這部分的確認是為了後面如果找到餐廳確認菜色的時候,可以預先知道那些菜色要換掉比較好。
偏好日期
- 在平日晚上舉辦嗎?還是在假日舉辦?
- 公司人員是否有包含排班人員?
上面問題會影響
- 如果在平日,是否安排提早下班讓人員可以做裝扮?
- 如果在假日,關於有排班人員的相關安排?
三、規劃/確認任務
餐廳/日期確認
除了餐點、桌數、日期酒水的基本確認,對於場地的空間與設備也要做確認:麥克風、投影機、音響等等。
桌次安排
通常一桌就是10個人,主桌有可能可以到12個人。主桌的人員,通常是安排公司的高管與相關高層股東等。其他桌次的話基本上就是以部門去做分配,如果迫不得已,真的會有無法坐滿桌的情況,分開的桌次也必須要鄰近,且最好要與平常比較有合作的單位做併桌,人數也不要少於2~3個人,避免併桌的時候尷尬不認識,也沒有旁邊的人可以作伴。
2、尾牙流程的執行(活動進行中)
大致上的大框架流程不外乎是:開場 → 致詞 → 遊戲 → 抽獎,所以最主要流程要確認的,就是每個框架中的細部流程。
開場
這邊要最注意的要點就是:有哪些主管需要介紹。
致詞
這邊同上面,有哪些主管會需要上台致詞?
遊戲
如果公司有找外包團隊的話,通常這個環節就會包辦。如果沒有的話,有幾個可以參考的:搶答、刮刮樂、賓果等都可以納入。
抽獎
最常用的就是入場的時候提供抽獎券,請員工投入抽獎箱。如果員工數量還不多的情況下,就可以考慮用其他比較花招的作法,像是戳戳樂、抽紅包等等可以讓員工自己決定自己命運環節的流程,可以讓氣氛比較熱鬧。若員工數量非常多的情況下,也有可能是會採取線上電子抽獎。
尾牙音效
當流程在上面確定好後,就可以開始確認音效,音效分三個部分:入場音樂、尾牙中流程用音效跟散場音樂。
而音效部分大致上有下面幾個部分,可以去找尋適合該場景的音效:
- 炒熱氣氛用音效
- 入場音效
- 背景音效
- 頒獎用音效
抽獎獎項確認
首先要先確認抽獎的參與條件,有哪些人具備抽獎資格?是否需要分年資而區分獎項?建議可以納入考慮,以年資來區分獎項,主要就是讓比較久的員工,至少有一個保底的感覺,才不會新人一來就把大獎搬走,這種感覺其實會很失落,所以建議可以納入考慮。
那在確認可以抽獎的資格以後,就可以依照上面有確認的預算去規劃。
現金
現金真的是萬年不敗首選,我曾經抽到 3000ml 行動電源,說上面有鑲施華洛世奇水鑽所以價值2000,我真的… 😅還是給我現金吧謝謝!
3C 產品
如果在公司預算允許下,建議可以買 Apple 相關產品,或是當下最流行的電動機型(PS5之類)等。
禮卷 / 旅遊基金
假設公司有合作廠商或是可以取得更好的折扣,那就有可以考慮採用禮卷或是旅遊基金的方式做抽獎獎項。
尾牙主題與場佈
通常最簡單的就是正裝打扮,如果公司有想要玩一點不一樣的,就需要確認一個主題,譬如都要紅色的、或是跟公司營運有相關等內容,而主題就有可能也會影響當天尾牙的場佈。
若沒有特別的主題,建議可以做個讓員工可以打卡的背板,讓員工可以有一些拍照打卡的紀念性質存在。
每個桌位會有桌牌,這部分可以先看餐廳是否有支援製作,或是可以自行製作更精緻的桌牌(當然就是增加工作量了!)。如果有需要特別指明每個人的座位,那這樣就需要再多製作座位的卡片。
尾牙試菜
這部分看公司狀況跟餐廳支援程度,有的可以配合像是辦婚宴一樣,先邀請公司的主管進行試菜,當場看是否有什麼菜色做替換。
尾牙前夕
工作分配 與 Rundown 表
工作分配大致上可以分幾個階段:
- 前置準備物品分配
如果更細部可以再分 場佈相關物品、入場相關物品、抽獎相關物品等細項,一個群組一起確認,會幫助連貫性思考還有沒有缺漏的項目。 - 當天場佈工作分配
尾牙開始前會有相關的桌牌、小禮物等地放置,場地上的設備確認等。 - 入場時間工作分配
誰協助簽到?誰協助帶位?簽到流程如何等等。 - 尾牙中工作分配
主持人、禮金傳遞、道具更換、音控、簡報控制、攝影師、機動人員等。
Rundown 表
像是紙上談兵,讓所有的工作人員知道當天預計會跑的流程會是長什麼樣子,每個分配到工作的人何時該進場,何時該退場。尤其 如果有其他臨時突發狀況,有人員需要抽離,那其他人員可以馬上掌握現況做候補。
Rundown 參考,基本上會有當天的時間區段、搭配音效,跟實際預計跑的流程,方便其他工作人員知道狀況,臨時有異常可以上前遞補。
最終預排
所有人員一起依照 Rundown 內容模擬進行,看是否有不順暢的過程,馬上進行 Rundown 修改。
尾牙當日
前面已經有 Rundown ,工作人員已經有分配好,基本上驗收專案沒有什麼太大的問題,最大的問題就是現場一定會有很多臨時狀況會發生。我覺得這邊就是要記得最重要的一件事情:
給所有工作人員一個原則,這樣大家臨機應變的能力會更好!
因為當場面非常混亂的時候,真的不可能每個環節都隨時隨地可以詢問、確認、詢問、確認,如果有一個原則的時候,大家就可以馬上當下決定,應該如何處理。
加碼橋段確認
事先要先跟高層主管確認好,加碼可以要求的尺度(哪些來賓可以給加碼?還是只能跟高管邀請加碼?),最好的情況,是事先串通好加碼的額度,讓主持人當場來決定如何來炒熱氣氛!
3、尾牙結束後(活動的善後)
場地復位
活動的撤場、器材的歸位、清點器材的數量以免移忘。
發放工作人員紅包
基本上當天的工作人員不會有時間坐下來好好的吃飯,像我…只記得一開始的生魚片,跟最後面的水果,中間的菜幾乎是看得到吃不到,或是根本吃了一兩口就要準備心情進行下一個流程,所以記得要在請預算的時候就要先預先告知上層這個部分,後面也好尾牙結束發給工作人員,感謝他們的辛勞。
慶功宴 + 回顧改善會議
基本上就是看,如果明年要再辦一次尾牙的話,這次有哪些坑我們可以不用再踩到?為什麼要跟著慶功宴一起?聽說吃好料的時候,都比較好說話。
不要忘記 追蹤 合作單位的利害關係人
我們在尾牙前2天的半夜,合作方的主管提出想要異動抽獎流程的想法,其實抽獎的流程很早就提供了,而我們自己只有跟自己內部高管同步,並沒有確認,合作單位的主管是否真的也知道了,所以才延伸造成了這個差點臨時要處理的變動,所以在利害關係人上,也要記得合作單位的利害關係人狀況。
同步資訊真的很重要
因為這次有跟他單位合作協辦,我們這邊因為工作分配關係,部門的人員有各自被拉到各自的群組,像是主持人群、餐廳確認群等等,我並沒有在群組,但是大家都還是會回頭跟部門其他的協助人員、總籌(我)回報狀況,比較不會有資訊落差的問題發生。
規劃很重要,應變能力也很重要
當天其實在音控部分我有準備了很多鼓掌尖叫的音效,但是現場根本沒用到;原本有安排好的抽獎跟頒獎橋段用的音樂,因為現場真的太亂了,到最後直接發現就放 High 歌就好;原本主持人要求大家一起開獎,這時候就有人先開獎了,就要趕快改口說可以開獎;原本預期可以有空間可以做領獎簽名,結果現場真的太擠了…等等等,完全考驗在場人員的機動性。有原先的規劃,讓大家更有底去面對臨時的變動。
籌備尾牙好麻煩?交給專業活動公關公司
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